Na podlagi sklepov upravnega odbora v povezavi s planom dela za leto 2023, Vabimo člane ZDSS k oddaji ponudb za:
storitev izvajanja računovodske storitve za ZDSS, vključno z delom administrativnih storitev (izdajanje računov, kontrola terjatev in obveznosti vključno z izterjavo, vnos dokumentacije v knjigo prejete in izdane pošte). Pogodba se bo sklenila za obdobje do treh let z možnostjo podaljšanja.
storitev pomoči pri adminstriranju za ZDSS, kar vsebuje storitve upravljanja s telefoni, E-poštnimi predali, nadzor nad administriranjem portalov ZDSS in pomoč organom zbornice, predvsem upravnemu odboru in skupščini ZDSS. Storitev se bo sklenila za dobo enega leta z možnostjo podaljšanja.
Ponudbi morata vsebovati razpoložljivo število delovnih ur ponudnika mesečno in ceno za uro dela (brez DDV). Rok za oddajo ponudb je do 8.1.2023.
Vse informacije v zvezi s ponudbama 1. in 2 iz tega dopisa lahko pridobite (vključno z vzorcem pogodbe) na podlagi poslanega povpraševanja, oddanega preko obrazca – kliknite tukaj.
ZDSS si pridružuje sklenitev pogodbe tudi za drugačen obseg storitev, kot izhaja iz spodnjega povpraševanja, še posebej v primeru če prejete ponudbe ne bodo omogočile izvajanje vseh razpisanih storitev.
Upravni odbor ZDSS.
Storitev računovodenja vsebuje:
- izvajanje vseh aktivnosti v vzezi z vodenjem poslovnih knjig ter oddajo obračunov oz. drugih listin, kot jih določa zakon za potrebe delovanja ZDSS (interno ter eksterno poročanje).
- administrativna dela, kot so izdajanje računov, vodenje in spremljanje prejete ter izdane pošte (vnos dokumentacije v PODIO ZDSS), povezane r računovodstvom ter skrb za saldakonte ZDSS, vključno z izterjavo.
OPIS:
Upravni odbor ZDSS je na seji dne 14.12.2022 sprejel sklep, da se vsem članom posreduje poziv za posredovanje ponudbe za izvajanje računovodske funkcije, ki zajema tudi izvajanje plačilnega prometa in izterjavo terjatev.
Izvajanje računovodske funkcije zajema:
- Knjiženje poslovnih dogodkov, vodenje glavne knjige s saldakonti in izvjanje plačkilnega prometa,
- Vodenje registra osnovnih sredstev
- Izdelava kvartanega DDV-O, računovodskih izkazov s pojasnili ter DDPO-ja do zakonsko določenih rokov
- Obračun izplačil fizičnim osebam na podlagi sklenjenih pogodb ter posredovanje letnega zbira dohodkov do 31.1. za preteklo leto
- Izdajanje računov, po info Sabine Lamut je bil v obdobju jan-okt. izdanih 339 računov ( 2x letno se izdajo računi članom za članarino cca 130 , cca 100 računom naročnikom DFP, cca 130 računov za kongres in ostala izobraževanja, ob vstopu novih članov, kar pa je trenutno zanemarljivo). Nosilec organizacije izobraževanja posreduje excell tabelo s podatki o udeležencih.
- Vodenje glavne knjige, tako prihodkov, kot tudi odhodkov po stroškovnih mestih.
Vsak dokument, ki se nanaša na projekt in ima ločeno SM od splošnega, mora biti ob likvidaciji označen s šifro SM. Računovodstvo mora tako zagotavljati izpis za vsako stroškovno mesto po kontih prihodkov in odhodkov, tako da se ugotavlja poslovni izid vsakega SM. Iz postavke članarina na splošnem SM se po ponderjih, ki jih predlaga nosilec projekta, razporedi iz splošnega na ustrezno SM.
- Zagotavljati se mora sprotno mesečno spremljanje poslovnega izida, tako da računovodja izpolni excell tabelo ( osnutek le-te izdela UO), ki zajema nekaj ključnih postavk in jo posreduje do dne mesečne seje, to je druga sreda v mesecu.
- Izvajanje plačilnega prometa, ažurnost pri plačevanju prejetih računov in izplačil na podlagi sklenjenih avtorskih in drugih pogodb
- Sprotna izterjava zapadlih terjatev s posredovanjem opominov, v kolikor pa ni odziva je potreben osebni kontakt z dolžnikom.
- Računovodski servis bo tako pooblaščenec za AJPES in E-davke.
OBVEZNO:
Računovodja vsaj 2x letno sodeluje kot poročevalec na seji UO, npr. poroča o poslovanju jan-junij, termin se dogovori z UO, ter predstavi Letno poročilo najkasneje na februarski seji. Računovodja mora zagotoviti svojo prisotnost tudi na seji skupščine ZDSS.
Računovodja mora biti s strani UO seznanjen o ključnih dejstvih, ki se odražajo tudi v izvajanju računovodske funkcije, pri čemer mora biti vzpostavljen tudi direkten kontakt s posameznimi nosilci projektov, kot so izobraževanje, DFP ter administratorjem ZDSS.
Informativna ponudba naj vsebuje pavšalni mesečni znesek na podlagi podatkov jan-oktober 2022, ki jih je posredovala sedanja računovodja.
- izdanih računov jan. – oktober: 339 – račune izdajamo v računovodstvu , kot ji tudi izpisujemo in pošiljamo po e-pošti
- Št. dobropisov v letu 2022: 14 kom
- Št. PR: 185 kom
- Število izplačanih AH: 56 izplačil s prijavami M12 in REK-2 obrazci ter ureditev tudi plačil na banki
- Št. knjižb bančnih izpiskov 1002 knjižb.
V kolikor v pavšal ne bo zajeto letno poročilo + DDPO, to posebej ovrednotite.
Opomba:
Pogodba bo sklenjena za obdobje 3 let z možnostjo podaljšanja.
Prosimo navedite tudi možnost (ali to lahko zagotavljate) vpogleda ZDSS v saldakonte ali glavno knjigo – preko spleta.
Vse zainteresirane člane prosimo, da ponudbo posredujejo do 08.01.2023.
UO bo sprejel svojo odločitev na prvi seji 11.1.2023 in ponudnike nemudoma informiral o rezultatu izbora.
Dodatne info:
UO bo računovodji zagotovil nemoten prenos računovodskega arhiva in računovodske baze podatkov, tako da bo sedanje računovodstvo zaključilo knjiženje za koledarsko leto 2022, izdelalo DDV-o za zadnji kvartal, Letno poročilo in DDPO.
Prvi prenos baze podatkov, to je kontni plan, šifrant poslovnih partnerjev ter SM ter šifrant avtorjev DFP, bo zagotovljen takoj po izboru, predvidoma do 15.1.2023, prav tako pooblastilo za izvajanje plačilnega prometa.
Prenos bo v takšni strukturi podatkov, da bo omogočeno direkten izvoz v novo bazo brez ročnega vnašanja, kar bosta zagotovila računalničar sedanjega in novega računovodstvo.
Takšen pristop bo tudi za celotno bazo za pripravo otvoritvenega stanja, predvidoma do 31.1.2023.
Ljubljana, 15.12.2022
Pričakovane storitve administracije:
- Telefonski kontakt (prevzem klicev in preusmeritve) v delovnem času – sprejem in preusmeritev vseh telefonskih klicev preko prevezave klica na Vašo telefonsko številko (v primeru zasedenosti določenega področja, se vsak klic preusmeri na vašo telefonsko številko).
- Pregled in prevzem vseh elektronskih sporočil za vse domene ZDSS, ki jih potrebno koordinirati in poskrbeti, da so prepasani na ustrezni elektronski naslov oziroma, da elektronsko sporočilo prejme ustrezna oseba. Ključno delo je povezano s preusmeritivjo pošte na osebe, ki so zadolžene za določena področja.
- Pregled in kontrola prejete pošte prevzete na poslovnem naslovu ZDSS (v kolikor pošta ne bo sprejeta s strani drugih oseb), ki jo je potrebno koordinirati in poskrbeti, da jo prejme ustrezna oseba, kar se zagotovi z skeniranjem in vnosom pošte v aplikacijo PODIO. Določena pošta se bo vnašala preko računovodstva in sedeža ZDSS. Ključen je nadzor nad aktivnostmi, povezani s prejeto pošto.
- Priprava vseh sej UO in drugih organov (vabilo, koordinacija dnevnega reda, priprava gradiv, vodenje zapisnikov in objava vseh gradiv v internem delu spletne strani).
- Delo s TEAMSI, koordinacija, kar vključuje vse dogodke ZDSS oz. delo organov ZDSS. V delo ni vključen TEAMS koordinacija za izobraževanja.
- Delo na portalu si(objave vseh prispevkov, objave vseh internih gradiv, ažurno osveževanje podatkov na spletni strani, vključno z bazo članov v portalu in aplikaciji PODIO). Urednikovanje portala (tehnična pomoč).
- Tajništvo koordinira vsa vprašanja posameznikov, ki povprašujejo za dogodke, izobraževanja. Delo vključuje tudi odgovore na prejeta povpraševanja na vse dogodke in delo organov preko aplikacije PODIO, v kolikor odgovorne osebe pravočasno ne odgovorijo na prejet vnos v PODIO.
- Izobraževanje AVTORJEV DFP v zvezi z načinom dela za DFP, vključno s stimulacijo avtorjev za objavo stališč v blogu ZDSS.
- Koordinacija med organi ZDSS, kar vključuje predvsem nadzor nad izvajanjem sklepov skupščine in drugih organov ZDSS.
- Izvedba priprav na dogodke, koordinacija skupin za vsebine in druga dela, kot izhaja iz sklepov Upravnega odbora,
- Korespondenca, priprava poslovnih dokumentov, kot izhaja iz sklepov Upravnega odbora.
- Kontaktiranje in obveščanje s člani in potencialnimi člani zbornice v povezavi z delom, kot izhaja iz sklepov Upravnega odbora
- kontakt in koordinacija s knjigovodskim servisom, vključno z organizacijo poslovnih listin in arhivom ZDSS.
Ponudnik mora ponuditi okvirno število razpoložljivih ur dela in ceno ure dela brez DDV.
Odločitev o ponudbah bo sprejeta na januarski seji Upravnega odbora.
